Kako ustvariti spustne sezname z uporabo validacije podatkov v programu Microsoft Excel

Kako

AvtorLori Kaufman

Nazadnje posodobljeno dne14. november 2017

Preverjanje podatkov vam omogoča, da vključite zapletene nastavitve po meri, na primer uporabnike, da izberejo možnost s seznama ali omejijo celice na določene vrste podatkov. Zelo koristno je, ko morate podatke Microsoft Excel ohranjati dosledne in standardizirane.

Danes vam bom pokazal, kako ustvariti spustni seznam v celici z uporabo Validacije podatkov. Čeprav posnamem posnetke zaslona v programu Excel 2016, so koraki enaki, če uporabljate starejšo različico, kot je Excel 2013.

Ustvari tabelo podatkov in seznam možnosti

Najprej nastavite osnovno tabelo podatkov. Podatke lahko vtipkate ročno ali jih kopirate in prilepite iz drugega vira.

Nato bomo vnesli seznam možnosti spustnega seznama. To lahko storite, ko določite preverjanje podatkov ali pa določite seznam na drugem mestu na istem delovnem listu ali na drugem delovnem listu.

V tem primeru bomo navedli možnosti spustnega seznama na drugem delovnem listu, zato kliknite enega od zavihkov delovnega lista na dnu okna Excela.

Vsako možnost vnesite v stolpec (ali vrstico), eno možnost v celico. Nato se vrnite na delovni list s svojimi podatki.

Vklopite preverjanje podatkov za izbrane celice

Za ta primer želimo spustnim seznamom dodati seznam Ocena stolpec oz B. Izberite tudi celice, ki jim želite dodati tudi spustne sezname. V našem primeru smo izbrali B2 skozi B10.

Nato kliknite na Podatki zavihek.

V Orodja za podatke kliknite ikono Validacija podatkov gumb.

Izbranim celicam dodajte spustni seznam

The Validacija podatkov prikaže se pogovorno okno. Na Nastavitve na zavihku lahko Excel omejite vnose v izbranih celicah na datume, številke, decimalke, čase ali določeno dolžino.

Za naš primer izberite Seznam Iz Dovoli spustni seznam, da ustvarite spustni seznam v vsaki od izbranih celic.

Izberite vir za možnosti spustnega seznama

Zdaj moramo določiti vir za možnosti na vsakem spustnem seznamu. Obstajata dva načina. Prva metoda vključuje ročno tipkanje možnosti v Vir polje ločeno z vejicami. To je lahko dolgotrajno, če imate dolg seznam predmetov.

Prej v tem članku smo na posebnem delovnem listu ustvarili seznam elementov. Zdaj bomo na seznamu uporabili seznam spustnega seznama v vsaki izbrani celici. To drugo metodo je enostavno upravljati. Prav tako lahko skrijete delovni list, ki vsebuje možnosti (z desnim gumbom miške kliknite zavihek in izberite Skrij se), ko delovni zvezek razdelite svojim uporabnikom.

Če želite seznam dodati z ločenega delovnega lista na spustni seznam, kliknite puščico navzgor na desni strani Vir škatla.

The Validacija podatkov pogovorno okno se skrči na samo Vir v pogovornem oknu lahko dostopate do delovnega zvezka. Kliknite zavihek delovnega lista, ki vsebuje možnosti spustnega seznama.

Nato izberite celice, ki vsebujejo možnosti. Ime delovnega lista in obseg celic z možnostmi je dodano v Vir polje na Validacija podatkov pogovorno okno.

Kliknite puščico navzdol na desni strani Vir polje za sprejem vnosa in razširitev pogovornega okna.

Dodajte vhodno sporočilo

Na spustni seznam lahko dodate izbirno sporočilo. Mogoče želite prikazati sporočilo pomoči ali namig. Dobro je, da je sporočilo kratko.

Če želite dodati sporočilo, ki se prikaže, ko je izbrana celica s spustnega seznama, kliknite na Vhodno sporočilo zavihek. Nato vnesite a Naslov in Vhodno sporočilo v škatlah.

Dodajte opozorilo o napaki

Druga možnost na spustnem seznamu je sporočilo o napaki, ki se prikaže, ko je uporabnik poskušal vnesti podatke, ki se ne ujemajo z nastavitvami preverjanja. V našem primeru, ko nekdo vtipka možnost v celico, ki se ne ujema z nobeno od prednastavljenih možnosti, se prikaže sporočilo o napaki.

Če želite dodati sporočilo o napaki, kliknite na Opozorilo o napaki zavihek. Privzeta možnost za Slog opozorila o napaki je Nehaj. Izberete lahko tudi Opozorilo ali Informacije. V tem primeru sprejmite privzeto možnost Nehaj v Slog spustni seznam.

Vnesite Naslov in Obvestilo o napaki za Opozorilo o napaki. Najbolje je, da je sporočilo o napaki kratko in informativno. Kliknite v redu.

Uporabite nov spustni seznam

Zdaj, ko kliknete celico, v katero ste dodali seznam za potrjevanje podatkov, se prikaže spustni seznam in lahko izberete možnost.

Če ste dodali Vhodno sporočilo na spustni seznam se prikaže, ko izberete celico, ki vsebuje spustni seznam.

Če poskusite vnesti možnost, ki se ne ujema z nobeno od prednastavljenih možnosti, Opozorilo o napaki v pogovornem oknu nastavite zaslone.

Kako ste uporabili spustne sezname v Excelu? Sporočite nam v komentarjih. Oglejte si tudi našo drugo Nasveti za Microsoft Office in naša vadnica za ustvarjanje spustnih mest v Google Preglednicah.