Kako napisati politiko socialnih medijev za opolnomočenje zaposlenih: Social Media Examiner

Ali ima vaše podjetje politiko socialnih medijev?

So zaposleni zmedeni glede tega, kaj lahko in česa ne morejo objaviti?

Politike socialnih medijev morajo ustrezati podjetjem in zakonskim zahtevam, vendar morajo vključevati odprte priložnosti za zaposlene, da podprejo vaša prizadevanja v družabnih medijih.

V tem članku boste odkrijte, kako ustvariti politiko socialnih medijev, ki sprosti sodelovanje zaposlenih.

Zakaj politika socialnih medijev?

Raziskave kažejo, da je večina zaposlenih pripravljena deliti podatke o podjetju - preprosto niso prepričani, kaj deliti, ker nočejo imeti težav.

Konstruktivna politika družbenih medijev v celotnem podjetju bo odgovorite na vprašanja in spodbudite zaposlene, naj dodajo podporo v družabnih omrežjih ko bo mogoče.

Cilj tega članka je, da vam pomaga razviti politiko, ki je dobrodošla, ne pa izjemna. Tu je devet komponent učinkovite politike, ki krepi socialne medije.

# 1: razmislite o korporativni kulturi

Vaša korporativna kultura se gradi skozi leta. Določa prepričanja, vedenja in pričakovanja podjetja. Upoštevajte to, ko se pripravljate na pisanje (ali prepisovanje) pravilnika o družbenih omrežjih.

Ugotovite, katere druge politike podjetja (npr. HR in IT) se lahko prekrivajo z vašimi novimi prizadevanji v družabnih medijih.

Ali ti obstoječi pravilniki zajemajo zaupne podatke, nadlegovanje, tehnologijo, vodenje evidence ali druge dejavnosti, bodite prepričani vedeti, katere naj bi vključili v načela družbenih medijev.

Zdaj se postavlja vprašanje, kako nameravate te (morda stroge) politike vključiti v novo politiko, ki naj bi spodbudila večjo angažiranost zaposlenih na družbenih omrežjih?

Obstoječa pričakovanja podjetja se morajo prenesti v novo politiko, da se prepreči zmeda, prekomerna delitev in tveganje podjetja.

# 2: Pridobite izvršni in oddelčni odkup

Pripravite sestanek in povabite glavne zainteresirane strani znotraj vaše organizacije in predstavniki potrebnih oddelkov. Prepričajte se vsaj imeti predstavnike kadrovske, pravne, komunikacijske in informacijske tehnologije.

Med srečanjem razpravljati o pisanju politike in postopku odobritve. Poudarite potencial družbeno aktivnih zaposlenih—Pomembnost izmenjave napovedi in predstavitev izdelkov, morebitnega poslušanja in sodelovanja na prvi liniji ter izmenjave obvestil o zaposlovanju.

Ponovno poudarite svoje točke tako, da delite zgodbe o uspehu podjetij z družbeno pooblaščenimi zaposlenimi, kot so Dell, Cisco ali drugi, povezani z vašo nišo.

# 3: Določite obseg

Dobro napisana politika se začne s trdnim načrtom. Določitev obsega vaše politike socialnih medijev vodi celoten postopek in vse nadaljnje spremembe.

Odgovorite na ta vprašanja: ali si podjetje želi več pravilnikov za naslavljanje različnih oddelkov in mrež; ena kombinirana podrobna politika; ali eno splošno politiko, ki velja za družbo kot celoto?

Ko se odločate, ne pozabite, da je politika, ki jo pišete, namenjena »splošnim zaposlenim. " Ločena politika bi morala veljati izključno za skupino za družabna omrežja (z dodatnim manevrskim prostorom, ker vodi projekte). Politika ekipe za družabna omrežja mora vključevati vsaj vodnik po slogu, igro in notranjo strategijo.

Te posebne določbe lahko izpustite iz svoje splošne politike, da bodo kratke.

# 4: Raziskava državnih in zveznih zakonov

Krmarjenje po tem, kako državni in zvezni zakoni vplivajo na politiko družbenih medijev vašega podjetja, zahteva čas, vendar je nujno. Nočete, da vas kaznujejo zaradi neupoštevanja zakona.

Raziščite NLRB in druge zvezne zakone o delu, ki bi lahko zaščitili objave v družabnih medijih. Zvezna komisija za trgovino ima pravila o tem, kako razkrijejo priporočila, preglede in druge primere, ko se izdelek ali plačilo izvaja za družbene omembe. Drugi zakoni prepovedati klavzule o neskladju s spletnimi pogodbami strank.

Bodite pozorni na pomisleke zainteresiranih strani in šefov oddelkov. Nekatera podjetja na primer razvijajo politike družbenih medijev, vendar trdijo, da potrebujejo dostop do osebnih uporabniških imen in gesel zaposlenih v družabnih omrežjih, da se zagotovi zaupnost podjetja.

Osemnajst zveznih držav je sprejelo zakone, ki delodajalcem prepovedujejo zahtevo uporabniških imen ali gesel: Maine in Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, Nova Mehika, Oregon, Utah, Vermont in Washington (2013); Kalifornija, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan in New Jersey (2012).

Nacionalna konferenca državnih zakonodajnih teles vsebuje nekaj najboljših podrobnosti o državah, ki sprejemajo in upoštevajo te zakone. Nacionalni odbor za delovna razmerja "Ščiti pravice zaposlenih, da sodelujejo pri reševanju pogojev na delovnem mestu, s sindikatom ali brez, vključno z razpravami v družabnih omrežjih za take namene."

V kratkem, se prepričajte, da se pogovorite s pravno službo, da zagotovite, da ne kršite pravic zaposlenih.

# 5: Pojasnite pravila pravilnika

Vaš cilj je seveda opolnomoči zaposlene, da bodo dejavni na družbenih omrežjih kanalov in podpirati podjetje na pozitiven način. Ko napredujete, boste morda ugotovili, da so zaposleni pogosto pripravljeni pomagati pri izmenjavi informacij o podjetju, vendar morda ne vedo, kaj in kako deliti.

Ti lahko jim pomagajte z razjasnitvijo znanih težav in jih prosite za dodatna vprašanja o družbenih omrežjih.

Crowdsourcing teh vprašanj zagotavlja, da so vsi na isti strani. Na primer, morda mislite, da imajo zaposleni vprašanja o tem, ali naj delijo določene spletne strani, v resnici pa imajo bolj osnovna vprašanja - ali jim mora biti všeč stran podjetja na Facebooku? Ali lahko podjetje vidi ali pooblasti njihove osebne objave?

Odgovorite na najpogostejša vprašanja v dokumentu.

# 6: Naslov profesionalne in osebne uporabe

Obstaja vrsta vprašanj, ki jih je treba upoštevati v zvezi s profesionalno in osebno uporabo družbenih medijev. Kdaj lahko zaposleni uporabljajo socialne medije med delovnikom? Ali lahko objavljajo osebne posodobitve v delovnem času (npr. Med kosilom ali med odmorom)?

Določite obseg sprejemljive uporabe družbenih medijev v pisarni. Nekatera podjetja imajo dvojne politike, ki temeljijo na vrsti zaposlenih - npr. Zaledni in administrativni strokovnjaki lahko uporabljajo socialne storitve v delovnem času, zaposleni na uro pa ne.

Oddelki, ki se neposredno ukvarjajo s trženjem družabnih omrežij, bi morali imeti določbe, ki jim omogočajo dostop do kanalov socialnih medijev, če je to potrebno.

Obvestite se, ali morajo zaposleni pri objavljanju informacij o podjetju razkriti svojo zvezo s podjetjem. Vključite sprejemljive standarde za napotitve za ljudi, za katere bi lahko videli, da predstavljajo vaše podjetje na družbenih omrežjih.

Spodbujajte ustrezne osebne posodobitve (po urah) pri vključevanju referenc podjetja. Ne pozabite, da ne morete urediti, kaj zaposleni počnejo v prostem času, lahko pa dajete predloge.

# 7: Naj bo kratek

Do zdaj ste se posvetovali s ključnimi akterji; raziskovala politiko podjetja, državne in zvezne zakone; zbrana vprašanja zaposlenih; in uveljavili smernice za uporabo družabnih medijev med delovnim časom.

Toliko informacij bi zlahka napolnilo mapo ali dve. Za vaš obsežen pravilnik je to v redu - in kopijo le-te bi morali imeti v ustreznih oddelkih.

Če pa to celovito politiko distribuirate med zaposlenimi, je verjetno, da jo bodo prebrali - končala bo na polici, kjer bo nabrala prah.

Še pomembneje pa je, da če bodo smernice za družbene medije na dveh straneh, bo večina zaposlenih verjetno zmedena in bo manj verjetno, da se bo vključila v prizadevanja podjetja za družbene medije.

Destilirajte večjega kratke, lahko razumljive smernice. Pravzaprav ima Ford eno samo stran ki zajema najpomembnejše dele celotne politike.

KPG je ustvaril štirinutni video, ki pojasnjuje njihove smernice za družabne medije. Prvi dve minuti zaposlene seznanite z družabnimi mediji in kako se uporabljajo za pomembno komunikacijo s strankami. Ob oznaki 2:30 na kratko navajajo, kako zastopati podjetje na teh kanalih.

Moj nasvet za zmanjšanje velikosti vaše politike: Namesto da bi vključevali posebna pravila o zaupnosti, nadlegovanju ali druga področja, ki jih že veljajo obstoječe politike, jih na kratko omenite in spodbujajte zaposlene, da jih preberejo ločeno.

Izogibajte se zapletenim pravilom, da bodo zaposleni opolnomočeni in ne zmedeni.

# 8: Usposabljanje zaposlenih

Tudi po distribuciji kratke različice smernic za družabna omrežja boste morali vzemite si čas za usposabljanje zaposlenih.

Ta trening bo nedvomno vključujejo odkrite razprave o omejitvah. Razbijte vse zaznane negativnosti tako, da vključite navdihujoče in opolnomočne elemente.

Naj bodo družbeni mediji pomembni za zaposlene, tako da jim razložite, da so dejansko dobri za posel— Pomaga pospešiti prodajne cikle in povečati stopnje zapiranja. Zaposleni se morda ne zavedajo, da je povprečen uporabnik Facebooka v 40-ih in ne v 14-ih.

Vključitev teh elementov pomaga motivirati zaposlene, da začnejo z druženjem.

# 9: Zaženite politiko socialnih medijev

Ali imate radi torto? Seveda - vsi to počnejo. Pripravite zabavno politiko socialnih medijev, da boste ljudi navdušili in povečali ozaveščenost o vašem ponovnem osredotočanju na sodelovanje zaposlenih.

Podelite nagrade za ljudi, ki se že ukvarjajo z družabnimi dogodki. Lahko celo gamify sodelovanje z ustvarjanjem sledilca za družabna omrežja na intranetu. V e-poštnih sporočilih podjetij prepoznajte glavne zvezde družabnih omrežij ali pošljite nagrade (če imate proračun).

Če ti naj bo zabavno, ljudje bodo želeli sodelovati!

Nazaj k tebi

Oblikovanje politike socialnih medijev, ki ustreza podjetniškim in zakonskim omejitvam, opolnomoči zaposlene in je kratko in sladko, je kar velik zalogaj.

Upravljanje njegovega razvoja zahteva poslušanje številnih sodelujočih in destiliranje pomembnih delov v a kratka, lahko razumljiva politika, ki zmanjšuje tveganje za podjetje in daje zaposlenim svobodo, da jo podpirajo podjetje.

Nova politika je lahko vznemirljiv klic pomagati zaposlenim v celotni organizaciji razumeti socialne medije, povečati aktivnost in pomagati ustvariti bolj družbeno aktivno podjetje.

Kaj misliš? Ste ustvarili politiko družbenih medijev podjetja? Katere predmete ste vključili? Sporočite nam v komentarjih spodaj!