Kako ustvariti obrazec za vnos podatkov v Excelu

Kako

AvtorRyan Dube

Nazadnje posodobljeno dne16. aprila 2019

Če imate v Excelu liste, v katere morate vnesti veliko podatkov, veste, kako dolgočasno jih lahko dobite. Če pa veste, kako ustvariti obrazec za vnos podatkov v Excelu, vas bo to naredilo veliko bolj produktivno.

Ko večina ljudi razmišlja o obrazcih v Excelu, razmišljajo o tem, da bi oblikovali obrazec VBA iz nič. Toda Excel dejansko ponuja že vnaprej pripravljen obrazec, s katerim lahko hitro vnesete podatke v nekaj sekundah in ne v minutah. Od vseh Excel nasveti, ki se jih lahko naučite, ta vam bo prihranila največ časa.

Za uporabo te funkcije sledite tej vadnici in povečajte produktivnost preglednice.

Priprava za ustvarjanje obrazca za vnos podatkov v Excelu

Preden lahko ustvarite obrazec za vnos podatkov, potrebujete preglednico, v katero vnašate podatke (očitno) in funkcijo obrazca za vnos podatkov programa Excel morate dodati v

Orodna vrstica za hiter dostop. Vzemimo primer preglednice v Excelu, ki je videti kot spodaj.

To je primer, kako bi lahko izgledala preglednica v podjetju, kjer zaposleni ročno zbirajo podatke senzorjev iz opreme. Ročni vnos teh podatkov je:

• Utrujen in dolgotrajen
• Nagnjeni k človeškim napakam
• Potencial za slučajno spreminjanje prejšnjih vnosov

Ta postopek lahko izboljšate tako, da ustvarite obrazec za vnos podatkov. Najprej morate v orodni vrstici za hitri dostop prikazati obrazec za vnos podatkov.

Dodajanje obrazca za vnos podatkov v orodni vrstici za hitri dostop

Obrazec za vnos podatkov ne boste videli v standardni orodni vrstici Excela. To je pravzaprav skrita funkcija, ki jo boste morali omogočiti. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite kjer koli v orodni vrstici za hitri dostop in izberite Prilagodite orodno vrstico za hiter dostop.

V Možnosti Excela kliknite okno Izberite ukaze iz orodna vrstica in izberite Vsi ukazi.

Pomaknite se po seznamu ukazov navzdol in izberite Oblika. Nato izberite »Dodaj >>", Da dodate" Obrazec "v Orodno vrstico za hitri dostop.

Kliknite v redu in zdaj boste v orodni vrstici za hitri dostop videli obrazec za vnos podatkov. In zdaj ste pripravljeni začeti uporabljati obrazec za vnos podatkov Excela v preglednico Excela.

Ustvarite obrazec za vnos podatkov v Excelu

Preden lahko uporabite obrazec za vnos podatkov v Excelu, morate spremeniti preglednico v tabelo.

To lahko storite s pritiskom Cntrl + T. V preglednici se bodo podatki pretvorili v privzeto oblikovanje tabele.

Zdaj, ko ste list pretvorili v tabelo, izberite ikono obrazca v orodni vrstici za hitri dostop, da odprete obrazec za vnos podatkov.

Če ste v Accessu že kdaj uporabljali obrazec za vnos podatkov, boste opazili veliko podobnosti. Obrazec ponuja zelo nadzorovan način vnosa podatkov v vašo preglednico. Ko ste pripravljeni vnesti podatke, vam ni treba klikniti druge vrstice. Gumbi na obrazcu omogočajo, da se osredotočite na trenutno vrstico in se pomikate po listu z navigacijskimi gumbi obrazca.

Kako delujejo gumbi obrazca za vnos podatkov:

• Novo: V novo tabelo doda novo, prazno vrstico.
• Izbriši: Izbriše trenutno vrstico, ki jo urejate.
• Obnovi: Polje podatkov, ki jih urejate, povrne (ponastavi) na prvotne vrednosti.
• Poišči Prev: Zapis, ki ga urejate, premakne v prejšnjo vrstico.
• Poišči naprej: Zapis, ki ga urejate, premakne v naslednjo vrstico.
• Kriteriji: Omogoča iskanje določenih zapisov v tabeli.
• Zapri: Zapre obrazec za vnos podatkov.

Uporaba obrazca za vnos podatkov je zelo intuitivna. Ko ga začnete uporabljati za upravljanje preglednic, se boste vprašali, kako ste se kdaj spopadli brez njega.

Nato bomo raziskali, kako za upravljanje podatkov v preglednici uporabljate vsako funkcijo obrazca.

Dodajanje in brisanje zapisov

The Novo in Izbriši gumbi na obrazcu za vnos podatkov bodo delovali točno tako, kot bi pričakovali.

The Novo na konec tabele doda nov zapis. V obrazcu za vnos podatkov boste videli prazna polja, v katera lahko vnesete podatke, tako da vnesete vnose in pritisnete zavihek tipko za premik na naslednje polje.

Ko izpišete vsa polja, izberite le Novo znova in videli boste novo vrstico, dodano v tabelo. Obrazec se počisti, tako da lahko nadaljujete z vnašanjem podatkov za novo novo vrstico.

Prednost tega je:

• Hitro lahko preletite dodajanje zapisov s pritiskom na tipko.
• Obstaja veliko manj možnosti za naključno spreminjanje drugih zapisov.
• Nikoli vam ni treba uporabljati miške, saj hitro vnašate zapise.

Brisanje zapisov iz tabele je prav tako enostavno. Preprosto kliknite miško na enega od zapisov, ki jih želite izbrisati.

Samo uporabite Poišči Prev ali Poišči naprej gumbe za pomikanje do zapisa, ki ga želite izbrisati. Ti gumbi so podobni gumbe gor / dol v Excelovih orodjih za razvijalce. Pritisnite gumb Izbriši, da odstranite zapis.

Videlo se bo opozorilno pojavno okno, da bo zapis trajno izbrisan. Izberite v redu potrditi.

Opomba: To opozorilo dejansko ni res. Če ugotovite, da morate izbrisati zapis, lahko zaprete obrazec za vnos podatkov in samo pritisnete Cntrl + Z razveljaviti zadnjo spremembo. Tako bo izbrisana vrstica vrnjena v tabelo.

Iskanje zapisov

Če delate z zelo velikim naborom podatkov, prejšnji in naslednji gumb ne bo imel veliko smisla. Namesto da bi na ta način delali na tisoče plošč, lahko pritisnete Kriteriji da brskate samo po želenih zapisih.

V tem primeru bi morali, če želite brskati samo po vnosih iz 3. 3. 2019, najprej pritisniti Kriteriji gumb. To bo spremenilo obrazec za vnos podatkov v filtriran obrazec. V polje »Datum branja« vnesite »1/3/2019«.

Zdaj, ko izberete Poišči Prev ali Poišči naprej, obrazec bo brskal samo po podatkih, ki ustrezajo merilom, ki ste jih navedli v polju »Datum branja«. V tem primeru so to samo zapisi, v katerih je datum branja 1.3.2013.

Uporabite lahko tudi logične operaterje, kot so > ali < za obrezovanje obsegov podatkov. Na primer, če si želite ogledati vse zapise, starejše od 4. 1. 2019, v polje »Datum branja« vtipkate »<1/4/2019«. Lahko tudi uporabite * kot nadomestni znak. Na primer, če želite videti vse zapise tipa 1, ki se končajo na "54", v polje "Senzor 1" vnesite "* 54".

Uporaba obrazcev za vnos podatkov v Excelu

Kot vidite, omogočanje obrazca za vnos podatkov v Excelu veliko lažje in bolj racionalizira izvajanje nalog vnosa podatkov.

Zmanjšate lahko število napak pri vnašanju podatkov v preglednice in tudi vnos podatkov veliko bolj prijeten, saj manj kliknete in držite roke na tipkovnici.