Kako narediti javni dokument Google in upravljati skupno rabo

Google Dokumenti delijo skoraj vsakogar, vendar je več trikov kot samo e-poštni naslovi za vaše stike. Funkcije skupne rabe in urejanja so idealne za sodelovanje pri projektih s kolegi študenti, kolegi in prijatelji ali družino. Upoštevajte pa, da ko povabite druge, da si ogledajo vaše dokumente, jih bodo morda lahko delili tudi z drugimi.

Obstaja nekaj različnih načinov skupne rabe Google Dokumentov z drugimi. Najprej imate klasično e-pošto. Če imate Googlove dokumente, jih lahko pripnete in e-poštna sporočila pošljete na svoj seznam stikov samodejno. Drug način je uporaba „skrivnega URL-ja“, ki bo vsem, ki ga obiščejo, omogočil ogled in morda celo urejanje dokumenta. Oglejmo si nekaj različnih načinov.

Kako hitro deliti svoje dokumente v Google Docs

Prva stvar, ki jo boste morali najti je Deliti meni; ko to storite -Kliknite to. V spustnem meniju boste videli nekaj različnih možnosti za skupno rabo dokumentov z drugimi. Ne pozabite, vse, kar naredite v tem meniju, bo vplivalo na dokumente samo tam, kjer jih imate Preverjeno the potrditveno polje.

Na zavihku Najdi povezavo do skupne rabe sta na voljo dve nastavitvi. V zgornjem potrditvenem polju bodo vsi, ki obiščejo povezavo, lahko videli vaš dokument, tudi če nimajo računa Google Dokumentov. Druga povezava jim bo omogočila Uredi vaš dokument. Ta možnost pomeni, da lahko delajo kopije, jih delijo z drugimi in v celoti spremenijo vaš dokument.

Pazite, komu dodate to povezavo. Če kdo sploh deli to povezavo s kom drugim, lahko zasebnost vašega dokumenta ogrozi. Ta scenarij še posebej velja, če ga imate Preverjeno da dovoli tej osebi Uredi.

The varnejši način Če želite deliti svoje dokumente, boste potrebovali nekaj več dela, vendar vam bo v zameno omogočil določen dostop do tega, kdo si lahko ogleda in ureja vaš dokument. Ko delite dokument z nekom, ki uporablja ta Povabiljudi se bo v njihovih Google Dokumentih prikazalo kot V skupni rabi z mano. Tukaj je funkcija urejanja skupne rabe enaka, zato jo bodo lahko imeli tudi vsi, ki jim date privilegije za urejanje Deliti svoj dokument z drugimi.

Opomba: Funkcijo, ki omogoča urednikom skupno rabo dokumenta, lahko onemogočite na zavihku Napredna dovoljenja.

Sledi spremembam!

Recite, da ste dali nekomu privilegije za urejanje dokumenta in niste prepričani, katere posodobitve so spremenili? Ali ste morda svoj Doc delili s samo tono ljudi in ga je nekdo sabotiral? Zgodovina revizij omogoča, da vidite spremembe, ki so bile v dokumentu izvedene med shranjenimi in tudi tistimi, ki so jih spremenili. Ta preglednost bi pomagala ohraniti stvari, če bi nastala zmeda!