Kako konfigurirati in upravljati samodejno arhiviranje v Outlooku 2010

Od začetka Outlooka je Microsoft vedno vključeval Arhiv in AutoArchive funkcijo in Outlook 2010 ni izjema. Funkcija AutoArchive samodejno premakne ali izbriše starejšo e-pošto iz vašega primarnega nabiralnika v datoteko arhivskih podatkov, shranjeno na vašem lokalnem trdem disku. Te datoteke se imenujejo .PST datoteke. V preteklosti, ko Datoteke Outlook .PST so imele omejitev 2 GIG, funkcija Arhiviranje je bila veliko pomembnejša, saj je arhivirala starejšo e-pošto iz svoje primarne datoteke .PST in v datoteko Archive.pst. Če rečem, čeprav imajo .PST datoteke v Outlooku 2010 omejitev 20 Gig; še vedno je dobra ideja, da mu omogočite upravljanje starejše e-pošte, da bodo vaše datoteke .PST majhne in zmogljivost sistema višja!

Pojasnite še enkrat, kaj počne funkcija AutoArchive, prosim!

AutoArchive zmanjša velikost nabiralnika s črtanjem ali premikanjem starih elementov v arhivsko datoteko ali .PST. Postopek deluje približno enako, ali uporabljate Microsoft Exchange v službi ali IMAP ali POP v domačih ali majhnih podjetjih. V bistvu je tako, kot da vzamete s stola nekaj snopov papirja in jih odložite v organiziran omarico datotek za hiter dostop ali datoteko .PST, kot je omenjeno zgoraj. Ta postopek se razlikuje od

izvoznica na dva načina. Izvoz vam bo omogočil premikanje e-poštnih sporočil v več različnih zunanjih formatov, medtem ko vam arhiviranje omogoča le premikanje starejše e-pošte v datoteko .pst ali brisanje e-pošte v celoti. Arhiviranje omogoča tudi lažji dostop do stare e-pošte, saj je v njih zavihek v navigacijskem oknu Outlook. Seveda lahko nastavite tudi AutoArchive, da izbrišete tudi staro pošto.

Kako omogočiti privzeto samodejno shranjevanje za vse mape Outlook 2010

1. V programu Microsoft Outlook Kliknite the mapa meni in IzberiteOpcije.

2. V meniju Možnosti Kliknite the Napredno in nato Kliknite the Nastavitve samodejnega arhiviranja gumb.

3. Kliknite potrditveno polje za Samodejno zajemanje zaženite vsakih [14] dni. Tu lahko nadalje privzeto prilagodite nastavitve AutoArchive za Outlook 2010 Ko je omogočena funkcija AutoArchive, se bo vsa pošta, starejša od šestih mesecev, premaknila v Archive.pst mapa. Predlagam, da obdržiš Poziv, preden se samodejno zajame potrdite, da vas bomo opozorili, ko se bo zgodil arhiv. Presenečeni bi bili, kako pogosto me ljudje sprašujejo o manjkajoči e-pošti! Običajno je to samo funkcija AutoArchive. Ko boste imeli nastavitve, kjer so vam všeč, KlikniteUporabite te nastavitve za vse mape zdaj.

Če ste sledili zgornjim korakom, funkcija AutoArchive omogoči vsa vaša Outlook e-poštna sporočila. Če obstaja mapa, ki jo želite izključiti iz funkcije AutoArchive ali če želite, da se nanaša le na nekaj map, lahko to storimo tudi mi. Outlook 2010 vam omogoča, da prilagodite nastavitve samodejnega arhiviranja za vsako mapo, tukaj je opisano.

Spremenite nastavitve samodejnega arhiviranja za mape Outlook 2010

4. V Outlooku poglejte v levi strani podokna za krmarjenje. Od tam Desni klik poljubno mapo in IzberiteLastnosti da nastavi svojo politiko samodejnega arhiviranja.

5. V oknu Lastnosti Inbox, ki se prikaže, Kliknite the AutoArchive zavihek. Tu lahko prilagodite nastavitve samodejnega arhiviranja te mape ali celo onemogočite samodejno shranjevanje.

V redu, zdaj vemo, kako samodejno shraniti posamezne mape! Kaj pa, če sploh ne želite uporabljati funkcije AutoArchive? Če niste ljubitelj samodejne funkcije, lahko vseeno izkoristite Arhiviranje z ročnim postopkom.

Kako ročno arhivirati predmete

6. V Outlooku Kliknite the mapa> Info zavihek menija in nato IzberiteOrodja za čiščenje> Arhiv.

7. V pogovornem oknu Arhiv, ki se prikaže Izberite ki Mape Ti hočeš Arhiv. Ta postopek je skoraj enak AutoArchive, le da gre za enkratni posel. Nekaj ​​drugega je, da lahko lastnost »Ne samodejno shranjevanje« celo preglasite, če ste to uporabili v nekaterih mapah, vendar to ni obvezno.

Kje se nahajajo Outlook Arhivirani predmeti?

8. V Outlooku lahko dostopate do arhiviranih elementov iz mape Arhiv v levem podoknu za krmarjenje po e-pošti.

9. Do arhivov lahko dostopate tudi iz datoteke .pst Outlook .pst, kjer shranjujejo. Lahko pridete tja S klikom the Datoteka> Odpri zavihek v meniju in IzbiraOdprite Outlookovo podatkovno datoteko.

10. Lokacija datotek .pst v arhivu Outlook je privzeto:

% UserProfile% DocumentsOutlook Datoteke

Če še niste uporabljali Arhiviranja v Outlooku, poskusite! Zagotovo boste pomagali pri čiščenju stvari in premikanju starih, neuporabljenih e-poštnih elementov iz datoteke primarnega nabiralnika / .PST. To je tudi lep način, da velikost datoteke .PST ostane pod nadzorom, kar vedno pomaga pri učinkovitosti sistema!