Kaj so Outlookove datoteke PST in zakaj jih uporabljati... ali ne?

Pojasnilo

Avtor:Steve Krause

Nazadnje posodobljeno dne27. oktober 2021

Skoraj vsi, s katerimi govorim v službi, se pritožujejo nad velikostjo svojega poslovnega e-poštnega računa. Običajno to ni problem (vendar se ljudje še vedno pritožujejo), ker ko se nabiralnik približa svoji meji, večina e-poštni strežniki (kot je Microsoft Exchange) bodo uporabnika opozorili, da lahko počisti nabiralnik, preden se strežnik uveljavlja njihove omejitve velikosti z omejevanjem pošiljanja/prejemanja s strežnika.

To je vse v redu, DOKLER … ne greš na dopust za nekaj dni, tista opozorila o velikosti e-poštnih sporočil pridejo in gredo, potem pa bam! Vaš nabiralnik je poln in ne morete več pošiljati/prejemati e-pošte z mobilnega telefona ali celo OWA (Outlook Web Access). Klic sem prejel že milijonkrat. Moj iPhone ne more pošiljati e-pošte, pomoč!

• Torej, kaj storiti?
• Ali obstaja rešitev za te premalo velike nabiralnike?
• Kaj naj naredim preden grem na dopust?

Zdaj vam predstavljam zloglasno (po IT) Outlookova datoteka PST.

Kaj so Outlookove datoteke .PST?

• Outlookove podatkovne datoteke ali datoteke Microsoft Outlook .PST (kot so bolj znane) je mogoče ustvariti z uporabo Microsoft Outlook za premikanje ali kopiranje e-poštnih sporočil in prilog iz vašega računa strežniškega nabiralnika v lokalni PC. V bistvu gre za lokalni arhiv ali datoteko za shranjevanje, ki jo ustvarite za shranjevanje e-pošte in prilog na trdi disk vašega računalnika, pogon USB ali skupno rabo strežnika (odvisno od tega, kje jo ustvarite in shranite).

Koliko lahko shranite v datoteke Outlook .PST?

• Pred Outlookom 2003/2007 so lahko datoteke .PST shranile samo 2 gigabajta e-pošte in prilog. Z Outlookom 2003 in Outlookom 2007 se je format spremenil, kar je omogočilo, da se datoteke .PST po potrebi povečajo na več kot 20 gigabajtov, razen če je privzeta konfiguracija je spremenjena.
• Iskreno povedano, ne dovolite jim, da dobijo 20 koncertov. Je veliko boljša ideja, da vaše datoteke .PST ne bodo večje od nekaj koncertov. Če potrebujete več prostora za shranjevanje, ustvarite novo datoteko .PST namesto ustvarjanja ogromno .PST arhivi. Večje kot so datoteke .PST, večja je možnost poškodb in izgube podatkov (poleg tega bo težje varnostno kopirati slabe fante.) Priložite lahko toliko datotek .PST datoteke v odjemalca Outlook, kot jih potrebujete, zato svojo e-pošto logično ločite med več datotekami .PST, če morate shraniti več kot nekaj starih datotek GIG E-naslov.
• NASVET – Če za arhiviranje starih e-poštnih sporočil uporabljate datoteke .PST, jih stisnite, ko vanje kopirate vse stare podatke. E-pošta je običajno samo besedilo, zato se ZELO lepo stisne.

Kako lahko ustvarim datoteke Outlook .PST?

• ENOSTAVNO je, tukaj je nekaj vodnikov za Outlook 2007, 2013, in 2016.

Zakaj uporabljati/ustvarjati datoteke .PST? Prednosti?

Velikost nabiralnika

• Se spomnite prvega odstavka tega člena? Večina skrbnikov e-pošte omejuje velikost poštnih predalov podjetja. Večji kot je nabiralnik, več prostora na disku potrebujejo, več potrebujejo za varnostno kopiranje IN več ČASA potrebujejo za izvajanje teh varnostnih kopij.
• Če ste e-poštni nabiralnik (kot jaz), vam 200 megabajtni nabiralnik ne bo pomagal. Tu pridejo na vrsto datoteke .PST. Samo ustvarite datoteko .PST in povlecite in spustite svojo e-pošto vanjo. Delujejo tako kot običajna mapa nabiralnika v Outlooku. Povleci in spusti. PREPROSTO JE! Forum>.
• Najnovejše različice iskanja Windows indeksirajo vaš nabiralnik IN vse lokalne datoteke .PST (nastavljivo) ki omogočajo skoraj takojšen dostop do vseh e-poštnih sporočil prek iskalnih funkcij, vgrajenih v Microsoft Outlook.

Varnostno kopiranje in obnovitev po katastrofi

• Če nimate (ali zaupate) e-poštnemu skrbniku, ki redno izvaja varnostno kopiranje vašega e-poštnega strežnika, potem kopirajte svojo e-pošto (da, ni vam treba PREMAKNI e-pošto v datoteke .PST, lahko jo tudi kopiraš) v lokalno datoteko .PST je hitra in enostavna metoda, s katero zagotoviš, da je tvoja e-pošta obnovljiva v strežniku DR. scenarij.

Prenosljivost

• Datoteke .PST naredijo e-pošto prenosljivo. Recimo, da želite premakniti e-pošto iz enega nabiralnika v drugega. Na primer, morda menjate službo in želite prinesti staro e-pošto. Ali pa morda menjate ponudnika gostiteljev. ALI morda želite kopirati svojo osebno in službeno e-pošto v datoteko .PST, jo hraniti na majhnem pogonu USB in jo imeti vedno pri sebi. Kot sem rekel, je zaradi datotek .PST pošta zelo prenosljiva. In ja, tudi račun GMAIL, vendar ta članek ne govori o GMAIL-u :)

Varnost

• Ali ste vedeli, da je skoraj nemogoče slediti/preveriti, ali vaš IT človek/oddelek bere vašo e-pošto? Premikanje »občutljive« ali »zaupne« e-pošte z e-poštnega/izmenjevalnega strežnika v lokalno datoteko .PST doda plast varnosti.
• Opomba: Večina oddelkov IT ima možnost pridobiti vaše datoteke .PST, ne da bi vedeli, kar s trdega diska v službi. Zaradi tega je uporaba dodatne varnosti na trdem disku vašega računalnika nujna. Kmalu bom napisal članek o tej temi, za zdaj pa si oglejte to Članek. To je nekoliko "GEEKY", zato ga bom kmalu nadaljeval s člankom, ki pojasnjuje nekaj možnosti za zaščito datotek .PST.

Kakšne so slabosti uporabe datotek .PST?

Oddaljen dostop

• Ko je pošta premaknjen v datoteko .PST, ne bo več na voljo v strežniku z uporabo aplikacij za oddaljeni dostop, kot sta OWA ali mobilni telefoni, ki se SINHRONIZIRAJO z vašim nabiralnikom. Za dostop do e-pošte v datotekah .PST boste morali uporabiti popolnega odjemalca Microsoft Outlook. V teh situacijah lahko pomaga majhen pogon USB. Vendar še vedno ni tako priročno kot puščanje e-pošte na strežniku.

Ljudje vas ne bodo marali in možno je, da boste izgubili službo

• Datoteke .PST lahko sčasoma (odvisno od tega, koliko e-poštnih sporočil prejmete/hranite) zasedejo VELIKO prostora v vašem lokalnem računalniku ali strežniku, odvisno od tega, kje jih shranjujete. IT-jevci sovražijo vse, zaradi česar delajo na čemer koli, razen če je to ustvarjanje njihovega življenjepisa, zato jih to, da nekam shranijo veliko podatkov, zaradi česar bodo morali kupiti več prostora na disku, vznemirja.
• Pravni oddelek za podjetja in večina oddelkov za upravljanje dokumentov ne marajo datotek .PST, saj vam kot končnemu uporabniku omogočajo, da preprosto prezrete ali obidete pravilnike o hrambi/uničenju dokumentov podjetja.
• Skupine za korporativno informacijsko varnost prav tako ne marajo datotek .PST, ker jih pravni oddelek kdaj zahteva obnoviti podatke za tožbo ali sodni poziv, lahko datoteke .PST presežejo stroške in trud podatkov okrevanje.

Učinkovitost sistema in možganov

• Več e-pošte imate, več e-pošte morate spremljati in obdelati tako vi kot vaš računalnik.
• Ker Windows Search (ali kakšen drug e-poštni/sistemski indeksator) indeksira več e-poštnih sporočil in prilog, bo vaš indeks večji, vaša iskanja pa bodo trajala dlje.

Torej, upam, da sem odgovoril na vsa vaša vprašanja o datotekah Microsoft Outlook .PST in obravnaval nekaj prednosti in slabosti na visoki ravni. Če pa sem karkoli spregledal, vas prosimo, da opustite komentar ali objavite svoje vprašanje v mojem forum.

Kako

Kako najti svoj ključ izdelka Windows 11

Če morate prenesti ključ izdelka Windows 11 ali ga potrebujete samo za čisto namestitev operacijskega sistema,...

Kako

Kako počistiti predpomnilnik Google Chrome, piškotke in zgodovino brskanja

Chrome odlično shranjuje vašo zgodovino brskanja, predpomnilnik in piškotke, da optimizira delovanje brskalnika v spletu. Njeno je, kako ...

Ponudbe

Ujemanje cen v trgovini: Kako pridobiti spletne cene med nakupovanjem v trgovini

Nakup v trgovini ne pomeni, da morate plačati višje cene. Zahvaljujoč garanciji ujemanja cen lahko dobite spletne popuste med nakupovanjem v...