10 nasvetov za oblikovanje politike socialnih medijev za vaše podjetje: Social Media Examiner

Politika. To je lahko umazana beseda, zlasti v skupnostih družabnih medijev.

Zakaj? Slabo napisane politike družbenih omrežij omejujejo, odvračajo in ogrožajo angažiranost družbenih medijev - natančno nasprotno tega, kar podjetja želijo.

Vendar odlične politike socialnih medijev podpirajo, ščitijo in krepijo kakovostno sodelovanje. Gre za opolnomočenje in zaupanje.

Kot piše Beth Kanter, "Zaupanje je cenejše od nadzora.”

Ta članek vam bo razložil, kako se politike socialnih medijev razlikujejo od drugih pravilnikov 10 nasvetov za oblikovanje učinkovite politike socialnih medijev.

Zakaj politike socialnih medijev?

Politike družbenih medijev so različne. V večini pravilnikov in postopkov dokumentiramo, kaj mora osebje storiti v določenih situacijah: "Če se to zgodi, storite to." Za socialna omrežja nikakor ne moremo natančno vedeti, do kakšnih situacij lahko pride - ali v mnogih primerih - kako naj jih osebje najbolje obravnava. Vsako omrežje socialnih medijev in vsak odnos je edinstven, okolje družbenih medijev pa se spreminja vsak dan.

Tveganja so negotova. Sodišča so v postopku razlage zakonov v zvezi z družabnimi mediji. Dokler ta postopek razlage ne dozori - in to bo trajalo letih – organizacije delujejo brez dokončnih navodil. Težave, ki se lahko pojavijo, vključujejo: zaupnost zaposlenih in / ali strank, vprašanja delovnih razmerij, dvigovanje blagovne znamke, napačne komunikacije, neželena pošta itd.

Kako naprej glede na negotovo okolje in nejasna tveganja?

V internetu je na stotine vzorčnih politik socialnih medijev. Če iščete izhodišče, boste zagotovo našli ideje tukaj in tukaj.

Da pa bi oblikovali politike, ki delujejo - res deluje - moramo najprej postaviti temelje.

Tukaj so 10 strategij, ki jih lahko izvedete danes.

# 1: Zberite svojo ekipo

Politike socialnih medijev ne more napisati ena oseba sama. Biti mora edinstven za vašo organizacijo, v idealnem primeru pa mora vključevati prispevke različnih ljudi z različnimi nabori spretnosti.

Skupinski pristop zagotavlja pravilno upravljanje s ključnimi področji tveganja in da bodo morebitni prihodnji izzivi ustrezno obravnavani.

Poleg osebja, ki je neposredno vključeno v družabna omrežja, so med potencialnimi člani ekipe lahko tudi: izvršni direktor, kadrovski direktor, IT direktor, direktor trženja / razvoja, direktor programa / oddelka, pametni odvetnik v družabnih omrežjih in vsaj en digitalni izvorni.

Ne skrbite, ni treba, da se vsak član te ekipe zaveda intimnih podrobnosti vaših dejavnosti v družabnih medijih. Pomislite na to tako: če pride do krize, kakšne informacije mora imeti vaša ekipa (o socialni medijska in pravna krajina, pa tudi vaša organizacija in vrednote), da se boste na družbeni ravni ustrezno odzvali mediji?

# 2: Osredotočite se na ustvarjanje kulture

Socialni mediji so naravni. Vsak dan se spreminja. Birokratske politike verjetno ne bodo uspešne. Namesto tega želimo kulturo inovacij, izmenjave idej, reševanja problemov in ustvarjalnosti. Obstaja neposredna povezava med notranjo organizacijsko kulturo in politikami. Pravzaprav politike, ki jih pišemo, oblikujejo našo kulturo.

Ko pišete svoje pravilnike, vključujejo procese, ki krepijo kulturo vrednotenja in učenja. Tu je nekaj vprašanj, ki jih je treba upoštevati:

• WHO je v vaši ekipi za družabne medije?
• Kako pogosto se srečajo?
• Kako obravnavani problemi / izzivi in kdo?
• Kako skupinsko učenje dokumentov?
• Kako bomo ocenite naše uspehe in se učiti iz naših neuspehov?

V svojih politikah lahko priznati kulturne vrednote družbenih medijev preglednosti, doslednosti, povezanosti, ustvarjalnosti in hitrosti. Ob upoštevanju teh vrednot, graditi procese, ki poudarjajo usposabljanje, podporo in vrednotenje.

Če je koncept kulture socialnih medijev za vas nov, si oglejte 26 Obetavna statistika socialnih medijev za mala podjetja. Ponuja odličen pregled okolja socialnih medijev in zakaj vpliva na podjetja.

# 3: razmislite o pravnih posledicah, vključno z nacionalnim odborom za pregled delovnih odnosov (NLRB)

Številni sodni primeri, ki se pojavljajo zaradi socialnih medijev, so vprašanja delovnih razmerij. Nacionalni zakon o delovnih razmerjih (NLRA) je bil sprejet predvsem za zaščito pravic zaposlenih do organizacije.

Tradicionalno je organiziranje zaposlenih potekalo osebno ali po telefonu. S prihodom družbenih omrežij poteka tudi na spletu. Vseeno je, ali so zaposleni v sindikatih ali ne; imajo pravico do pogovorov o zaposlitvi s sodelavci.

To pomeni, da je lahko tudi naključen pogovor na Facebooku o delovnih pogojih zaščiten pod NLRA. Vsaka situacija je drugačna, vendar je bistvo naslednje: bodite zelo previdni, ko zaposlenim sporočite, kaj lahko in česa ne smejo početi na svojih osebnih spletnih mestih v družabnih omrežjih. Ta jezik se lahko hitro obrne.

Avgusta 2011 je NLRB je izdala dopis glede 14 teh primerov. Ta dopis je vseboval pojasnila primerov in obrazložitev sprejetih odločitev. Toplo priporočam delodajalcem preberite to sporočilo in ga delite z vsemi v skupini za družabna omrežja.

# 4: Ločite splošne politike od smernic za posamezna spletna mesta

Pokrajina družabnih medijev se spreminja vsak dan. Če so vaši pravilniki ozko usmerjeni na določeno spletno mesto v družabnih medijih, bodo precej hitro zastareli. Na splošno bi politika morala osredotočite se na splošno sliko: kdo kaj počne (vloge in odgovornosti), splošen pregled, kako lahko / ne zmorejo (skladnost z zakoni in blagovna znamka, na primer) in zakaj to sploh počnemo (namen in vrednote).

Lahko se ustvarijo ločene pisne smernice za beleženje drobnih posebnosti določenega spletnega mesta v družabnih medijih. Te smernice izjemno pomagajo v primeru fluktuacije osebja. Proces priprava smernic pomaga tudi zaposlenim, da bolje razumejo in pojasnijo, kaj delajo in kako.

# 5: Ne izumljajte kolesa

Verjetno že imate vzpostavljene številne notranje politike, ki veljajo za dejavnosti v družabnih medijih. To vključuje pravilnike o zasebnosti, odobritvah fotografij, uporabi interneta, uporabi mobilnega telefona in številnih drugih.

Ti lahko te politike navedite v svojih politikah o družabnih medijih, pri čemer se posebej seznani z morebitnimi razlikami pri uporabi, ki so morda potrebne pri družabnih medijih.

Na primer, v pravilniku o uporabi mobilnega telefona trenutno morda ni razprave o uporabi fotografij s kamer mobilnega telefona. Zahvale gredo geografsko označevanje, fotografije, posnete z mobilnimi telefoni, skorajda povsod vsebujejo digitalno kodiranje, ki razkrije vašo točno lokacijo na datumu in uri fotografije. Če na svoja spletna mesta v družabnih omrežjih naložite fotografijo, posneto s kamero mobilnega telefona, boste morda dali več informacij, kot je potrebno.

Politika socialnih medijev bi to lahko upoštevala tako, da bi od osebja zahtevala uporabite programsko opremo za odstranjevanje fotografij informacij o geografskem označevanju, preden jih lahko objavite.

# 6: Vključite zunanje predpise

Večina pravnih predpisov (vključno s HIPAA, FERPA, pravično zaposlitev itd.) Velja tako v spletu kot tudi zunaj njega. S politikami družbenih medijev zaposlene opomnite, da je treba upoštevati te predpise. Kjer je mogoče, navedite jasne primere, kakšne vrste vedenja niso sprejemljive.

P.S.: Pravi čas je, da razmislite o svojem podjetniškem usposabljanju za skladnost. Socialni mediji vplivajo na skoraj vsak vidik našega življenja in poslovanja. Če vaše usposabljanje o zasebnosti, zaupnosti, blagovni znamki itd. Trenutno ne razpravlja o družbenih omrežjih, je čas, da ga vključite.

# 7: Ustvarite dve politiki

To velja za najboljšo prakso imajo dve politiki socialnih medijev: eno za zaposlene, ki uporabljajo socialne medije za svoje delo, in drugo za zaposlene, ki uporabljajo socialne medije v svojem osebnem življenju.

Prva politika, ki se osredotoča na dejavnosti, povezane z delom, bi morala pokrivajo vse, o čemer smo tukaj razpravljali: določite svojo ekipo, artikulirajte vloge in odgovornosti, smernice za blagovno znamko in postanite jasni glede tega, katere notranje in zunanje politike je treba upoštevati.

Druga politika, ki se osredotoča na zaposlene, ki uporabljajo socialne medije v svojem osebnem življenju, bi morala na osebnem spletnem mestu zaposlenim dajte informacije o tem, kaj lahko in česa ne morejo povedati o vašem podjetju.

Nekatere organizacije - vključno z vojaškimi organizacijami in zdravstvom - bodo to želele bodite zelo natančni glede tega, kaj zaposleni ne smejo deliti na spletu.

Na primer, poslovne skrivnosti, podatki o strankah in celo prebivališče zaposlenih so lahko strogo zaupni. Druge organizacije bodo to želele spodbujajte zaposlene, da delujejo kot ambasadorji blagovnih znamk. Nekateri gredo celo tako daleč, da nudijo napotke, kako govoriti o podjetju na spletu. Vendar bi želeli, da to storijo vaši zaposleni razpravljajte o svojem podjetju (ali o njem ne razpravljajte) in jim dajte napotke.

Dve previdni besedi: 1) Nevarno je, da zaposleni uporabljajo lastne osebne račune v družabnih omrežjih za povezavo z vašim podjetjem v spletu. Lahko se odločijo, da bodo to storili, vendar naj bo to njihova izbira. Zadnja stvar, ki si jo vsak vodja želi, je izvedeti več o zasebnem življenju zaposlenega, kot mora vedeti. 2) Preden napišete pravilnik, preberite nasvet št. 3 in opombo nacionalnega odbora za pregled delovnih odnosov. To vam lahko prihrani veliko preglavic po cesti.

# 8: Poudarite izobrazbo

Meje med našim osebnim in poklicnim življenjem se brišejo. Večina zaposlenih še ni popolnoma spoznala izzivov, ki se lahko razvijejo zaradi zmanjšane zasebnosti. Stari rek je bil: "Kar se zgodi v Vegasu, ostane v Vegasu." Danes je natančnejša izjava: "Kar se zgodi v Vegasu, ostane na Facebooku."

Ko berem sodne primere, ki izhajajo o družbenih omrežjih, se mi zdi, da veliko primerov izhaja iz nevednosti, ne pa iz zlobe zaposlenega. Številni zaposleni še niso povsem premislili posledic svojega kibernetskega vedenja. Z zagotavljanjem izobraževanja o kibernetski varnosti za svoje osebje delodajalci preprečujejo težave, preden začnejo.

Tako kot imate dve politiki, eno za dejavnosti, povezane z delom, in eno za zaposlene, ki v zasebnem življenju uporabljajo družabna omrežja, lahko tudi izobraževanje zaposlenih poteka po dveh poteh:

• Zagotovite usposabljanje v zvezi z delom osebju, ki se v imenu organizacije ukvarja z družabnimi mediji. Redno usposabljanje, ki je v teku, pomaga ohranjati vašo organizacijo tekočo in daje osebju priložnost, da se poveže z drugimi na terenu.
• Izobraževanje vsega osebja o varnosti v internetu. To izobraževanje lahko vključuje, kako se zaščititi pred kibernetskimi kriminali ter kako vzpostaviti in zaščititi svoj spletni ugled.

Ko gre za odgovorno kibernetsko vedenje, imajo delodajalci enkratno priložnost izobraževanja in ne mandata. Ta zavezanost dokazuje spoštovanje zaposlenih. Zaposleni se počutijo cenjeni, jim zaupajo in jih navdihujejo. Vsi imajo koristi.

# 9: Odvetnika prosite, naj pregleda politiko

Pravni nasvet je ključnega pomena. Zlahka je zgrešiti, zlasti na področju delovnih razmerij. Prepričaj se da vprašajte odvetnika, ki ima izkušnje na tem področju - vaš prijatelj davčni odvetnik vam ne bo v veliko pomoč.

Pravni pregled je lahko drag; vendar bi bila tožba eksponentno dražja.

# 10: Ne dovolite, da zbira prah

Kibernetsko okolje se pogosto spreminja. Politike družbenih medijev je treba pregledati vsaj vsakih šest mesecev. Naj vsi člani ekipe pregledajo politiko ločeno in nato skupaj.

Vprašajte se, ali je to še vedno pomembno? Ali nam to pomaga pri opravljanju dela? Kako se je v zadnjem času spremenilo okolje družbenih medijev? Ali obstajajo kakšne pravne posodobitve?

Politike socialnih medijev niso najbolj vznemirljiv del družbenih medijev; če pa so dobro razviti, lahko podpirajo, opolnomočijo in angažirajo osebje, saj v zameno angažirajo vaše stranke.

Kakšne so vaše misli Kakšen je vaš najboljši nasvet za podjetje, ki piše politiko družbenih medijev? Vprašanja in komentarje pustite v spodnjem polju.